Protocol fotografie en video-opnames (AVG) ODIN ’92 Almelo

Inleiding: Het doel van dit protocol is om de AVG-regels voor fotografie en video-opnames binnen ODIN ’92 Almelo duidelijk te maken op basis van de richtlijnen van de KNGU

Eigenaar van dit protocol: Dit protocol is opgesteld door
en wordt zo nodig aan veranderende omstandigheden aangepast door ODIN ’92 Almelo.

Toepassing van dit protocol: Dit protocol is uitsluitend
van toepassing binnen ODIN ’92 Almelo, tijdens openbare wedstrijden/demo’s en tijdens de lessen.

Uitgangspunt van dit protocol: Het uitgangspunt van dit
protocol is de regels en richtlijnen voor fotografie en video-opnames bij openbare wedstrijden en demo’s en tijdens de lessen van ODIN ’92 duidelijk maken voor iedereen die hierbij aanwezig is. Dit protocol is bedoeld om duidelijkheid te geven over hoe ODIN ’92 omgaat met het maken, gebruiken en
publiceren van foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn. Het protocol is van toepassing op alle  betrokkenen, inclusief leden, vrijwilligers, ouders, bezoekers, en externe fotografen.

Hoofdregel: Foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, mogen alleen worden gebruikt wanneer zij hiervoor toestemming hebben gegeven.

• Voor kinderen onder de 16 jaar dient toestemming door de ouders of wettelijke vertegenwoordigers te worden gegeven
• Toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk vastgelegd (via het aanmeldformulier of de toestemmingsverklaring)

Uitzonderingen op toestemming:

A. Verslaglegging van evenementen: Foto’s of video’s van bijvoorbeeld prijsuitreikingen of sfeerbeelden tijdens evenementen mogen zonder toestemming worden gemaakt en gepubliceerd wanneer het doel journalistiek is of valt onder gerechtvaardigd belang van de vereniging.

• Personen kunnen wel bezwaar maken tegen publicatie.
• In geval van bezwaar wordt het beeldmateriaal offline gehaald.

B. Promotionele doeleinden: Beelden gebruikt ter promotie van de organisatie of een evenement (bijvoorbeeld flyers, website of sociale media) mogen zonder expliciete toestemming worden gebruikt mits:

• Er geen personen prominent in beeld staan.
• Het om sfeerbeelden of groepsfoto’s gaat.
• Het doel niet commercieel is.

Specifieke aandachtspunten: 

• Individuele portretten: Mogen alleen gepost worden met expliciete toestemming van de persoon (of ouder bij minderjarigen)
• Kwetsbare groepen: Extra zorgvuldigheid bij het in beeld brengen van kinderen of personen met een beperking
• Toeschouwers: Toeschouwers mogen voor privégebruik foto’s maken, maar moeten voor publicatie toestemming vragen aan alle herkenbare personen.

Commerciële fotografie: Voor het maken en gebruiken van foto’s en video’s met een commercieel doel (zoals verkoop of promotie van diensten) is altijd schriftelijke toestemming nodig van de betrokkenen. De fotograaf of vereniging is hiervoor verantwoordelijk.

Informatieplicht: Alle deelnemers, ouders, bezoekers en betrokkenen worden vooraf geïnformeerd over het feit dat er gefotografeerd of gefilmd kan worden. Dit gebeurt via:

• Een privacyverklaring op de website
• Een melding in het inschrijfformulier
• Een melding bij een openbaar evenement op de website en de socials

Toegang voor fotografen: Bij evenementen is een fotograaf aanwezig die uitgenodigd is via de vereniging. Ook de pers is welkom, alleen op uitnodiging van de vereniging. De fotograaf houdt zich aan de richtlijnen van de vereniging. De pers houdt zich aan hun eigen protocollen.

Contact en klachten: Indien iemand bezwaar heeft tegen een geplaatste foto of video, kan er contact opgenomen worden via: pr@odin92.nl. Na ontvangst van het bezwaar zal het beeldmateriaal zo snel mogelijk worden verwijderd.

Bron: “AVG en fotografie – hoe zit het ook alweer?”, Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie (KNGU), geraadpleegd via: https://dutchgymnastics.nl/assets/Documenten/Pers/Richtlijnen-gebruik-fotos-en-videos-12-12-2019.pdf